Découvrez les meilleures techniques de gestion du temps

Applications, logiciels, trucs et astuces. Les techniques et outils pour la gestion du temps sont innombrables. À travers cet article, vous allez apprendre à vous repérer dans l’ensemble des possibilités, afin d’identifier quelles sont les techniques essentielles pour planifier votre temps. Vous allez pouvoir choisir quelles approches privilégier afin d’augmenter votre productivité, et quelles stratégies appliquer pour réduire votre stress et veiller à l’équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle.

Quelle que soit votre situation, le choix d’outils pour accélérer votre développement personnel et professionnel est crucial. Que vous soyez professionnel indépendant extrêmement occupé, chef d’entreprise ou manager sous pression, entrepreneurs confirmé ou en herbe, salarié ou responsable sous tension de votre famille au foyer… le temps que vous perdez et que vous ne rattraperez jamais est du temps en moins pour vous, pour les autres, pour ce qui compte vraiment.

Ainsi, il n’est pas ici uniquement question d’organiser votre emploi du temps et d’optimiser votre productivité. Les stratégies de gestion du temps pour les personnes occupées vous aideront en effet à trouver et à donner du sens à votre quotidien. Car si une mauvaise gestion du temps peut entraîner stress et surcharge cognitive (dans le champ personnel ou professionnel), un temps maîtrisé vous apportera sérénité, sentiment d’alignement et d’accomplissement. C’est en effet en maîtrisant vos engagements que vous leur trouverez du sens, comme l’explique Cal Newport dans son dernier livre Ils ne pourront plus se passer de toi.

Explorons donc ensemble ces concepts et techniques pour vous aider à prendre le contrôle de votre temps et à le placer, seconde après seconde, au service de vos objectifs.

L’accélération du temps

Le sentiment d’une accélération du temps s’est puissamment développé avec la modernité. Et le besoin de techniques de gestion de ce temps s’est renforcé au fur et à mesure que cette impression d’accélération se renforçait.

Nous l’avons évoqué dans notre article Comment en sommes-nous arrivés là ? Et que faire, maintenant ? : cette accélération est à la fois sociale, technologique et culturelle.

Elle affecte les entreprises, pour lesquelles les techniques de gestion du temps impactent la productivité. Elle affecte nos relations sociales. Et cette accélération du temps affecte également les individus, est source de stress et de manque de satisfaction. De nos jours, une mauvaise habitude dans sa gestion du temps peut vite mener au surmenage, à la perte de sens et à la rupture de l’équilibre fragile entre le personnel et le professionnel.

La bonne approche de la gestion du temps

La maîtrise des meilleures techniques de gestion du temps et des meilleurs systèmes d’organisation va donc être essentielle. Les concepts clés sont ceux de la planification, de l’organisation et de la délégation, si votre situation le permet.

Vous allez devoir maîtriser des techniques de gestion du temps qui vous permettent de faire vivre vos objectifs globaux et de structurer vos tâches de manière la plus efficace possible. Car, dans la mesure où le temps s’écoule inévitablement pour tous de la même manière, la véritable solution pour bien gérer votre temps va surtout consister à améliorer la structure de vos priorisations et l’intensité de vos engagements !

Pour lutter contre la procrastination, maintenir son niveau d’énergie, et répartir la charge de travail de la manière la plus efficace possible, une multitude de techniques sont disponibles qui ont toutes un point commun : pour vous permettre de mieux gérer votre temps, elles visent votre manière de faire plus que le temps lui-même !

Travail préparatoire d’explicitation des tâches à réaliser, analyse de vos engagements, hiérarchisation et priorité à donner aux différentes tâches, autogestion dans l’effort et la persévérance… redisons-le : le temps étant le même pour tous, ce n’est pas en agissant sur le temps lui-même mais sur notre cheminement dans le temps que les techniques de gestion du temps vont vous rendent plus efficace !

Les techniques et méthodes de gestion du temps

Les cinq dimensions à maîtriser pour maximiser votre efficacité

Le temps s’écoule donc (sur Terre) de la même manière pour nous tous. Gérer votre temps passe donc par une focalisation sur les composantes particulière de l’action qui vont avoir un impact sur l’utilisation de votre temps.

1) Gérer son attention et son énergie cognitive

En premier lieu le trio TEA (Test et conseils pour mieux réussir votre TEA !) pour Temps-Énergie-Attention, qui porte sur votre engagement et votre focalisation.

2) Gérer ses priorités et ses engagements

Viens ensuite la gestion des priorités et de vos engagements. Notez que l’identification que vous ferez alors des tâches essentielles renvoie également aux valeurs personnelles ou professionnelles qui vous animent.

3) Gérer les tâches à réaliser et lutter contre la procrastination

Se pose ensuite la question de la manière avec laquelle vous structurez et organisez vos tâches à réaliser.

4) Gérer les interruptions et les imprévus

La gestion des interruptions est en outre un défi quotidien, et constitue par conséquent une technique de gestion du temps qu’il vous faut également maîtriser.

5) Gérer son agenda et l’inscription des tâches dans le quotidien

Enfin, des techniques spécifiques de gestion de votre agenda vont vous permettre d’inscrire efficacement vos tâches à réaliser dans le quotidien.

1) Gérer son attention et son énergie cognitive

1-1) La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro, imaginée par l’italien Francesco Cirillo dans les années 1980, est un système de gestion du temps qui vise à augmenter la productivité et la concentration. Elle consiste à alterner des périodes de travail intense de 25 minutes avec des moments de pause de 5 minutes, pour favoriser l’efficacité intellectuelle et prévenir la fatigue mentale. Le travail intense doit être effectué en se consacrant entièrement à la tâche choisie, sans distractions.

Après quatre cycles, soit environ deux heures, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est possible.

Cette technique, en optimisant la gestion du temps et de l’effort, maximise l’efficacité du travail et préserve l’énergie mentale. Vous pouvez l’utiliser pour réaliser successivement plusieurs tâches chacune d’une durée moyenne (25 minutes) ou bien pour un travail qui nécessite un temps moyen de réalisation de quelques heures.

1-2) Les Bulles d’Attention

Présentée dans les ouvrages de Jean-Philippe Lachaux consacrés à l’attention (notamment Le cerveau attentif) cette technique reprends les principes de la méthode Pomodoro mais les adapte plus finement aux rythmes de l’attention sur de courtes périodes.

La méthode consiste à alterner des phases de concentration intense de 7 minutes avec des phases de relaxation et de détente de 30 secondes à 1 minute.

Cela permet de maintenir son intensité d’engagement pour une succession de tâches plus courtes que la méthode Pomodoro, et qui s’enchaînent en plus grand nombre. Elle est particulièrement efficace dans un environnement facilement perturbé ou pour un niveau de motivation limité.

1-3) La règle des 2 minutes

Cette méthode repose sur le principe suivant : si une tâche requiert deux minutes ou moins pour être accomplie, alors elle doit être effectuée immédiatement.

Ce système fonctionne particulièrement bien pour des tâches brèves et simples, souvent négligées ou reportées, mais qui peuvent s’accumuler et devenir accablantes. Il s’agit par exemple de répondre à un courrier électronique rapide, ou ranger des documents. En réalisant ces tâches sur-le-champ, vous prévenez leur accumulation et maintiendrez un environnement de travail et de vie ordonné et propice à la productivité.

Mais, attention, piège : l’évaluation réaliste et fiable du temps réellement nécessaire pour réaliser une tâche est difficile. Munissez vous d’un chronomètre, au début, afin de bien évaluer ce qui ne va réellement prendre que deux minutes. Cette méthode vous est déconseillée si vous débutez et maîtrisez peu les techniques de gestion du temps. Tout le monde s’est ainsi retrouvé piégé à commencer de répondre en deux minutes à un e-mail, pour ne relever la tête de sa boite de réception que deux heures (perdues) plus tard !

2) Gérer ses priorités et ses engagements

2-1) La méthode ABC

La méthode ABC est une technique de gestion du temps visant à hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence. Basée sur une analyse rationnelle des priorités, elle encourage une meilleure organisation et une concentration accrue sur les activités cruciales.

Le principe est d’attribuer à chaque tâche une lettre de A à C en fonction de son importance. Les tâches de catégorie A sont les plus urgentes et cruciales, celles dont l’accomplissement aura un impact significatif sur votre travail ou votre vie. Les tâches de catégorie B sont importantes mais moins urgentes, leur réalisation peut être différée sans conséquences majeures. Enfin, les tâches de catégorie C sont celles qui ont le moins d’importance ou d’urgence. Cette méthode est particulièrement efficace pour les individus ayant un grand nombre de responsabilités ou de tâches variées, comme les dirigeants d’entreprise, les gestionnaires de projets ou les travailleurs indépendants.

2-2) Les objectifs 1-3-5

La méthode 1-3-5 est une stratégie de gestion du temps conçue pour aider à organiser les tâches de la journée de manière réaliste et efficace. Cette technique vise à équilibrer les charges de travail et à rendre la planification quotidienne à la fois réaliste et productive.

Le principe de la méthode 1-3-5 repose sur la structuration des tâches de la journée : on s’assigne une grande tâche (1), trois tâches de taille moyenne (3) et cinq petites tâches (5) à accomplir dans la journée. Cette méthode est particulièrement pertinente si vous avez une multitude de tâches variées à réaliser chaque jour, parmi lesquelles des tâches administratives, des réunions, des projets créatifs ou des interactions client.

2-3) La loi de Pareto

La loi de Pareto, aussi connue sous le nom de principe 80/20, est une méthode de gestion du temps basée sur l’observation que 20% des actions produisent 80% des résultats. Ce principe, nommé d’après l’économiste italien Vilfredo Pareto, encourage ainsi à se concentrer sur les tâches qui ont le plus grand impact. C’est une approche qui se veut pragmatique.

Appliqué à la gestion du temps, ce principe implique d’identifier et de prioriser les 20% des tâches qui généreront 80% de vos résultats souhaités. Cette méthode est particulièrement efficace pour ceux qui ont un grand nombre de tâches impossibles à toutes accomplir ou à toutes privilégier, et ont donc besoin de discerner quelles tâches auront le plus grand impact. Elle est applicable dans de nombreux domaines, du champ professionnel y compris la gestion de projets, au champ de l’efficacité personnelle.

2-4) La méthode Moscow

La méthode MoSCoW est une technique de gestion du temps utilisée pour prioriser les tâches ou les exigences d’un projet. L’acronyme MoSCoW se décompose en quatre catégories : « Must have » (Doit avoir), « Should have » (Devrait avoir), « Could have » (Pourrait avoir), et « Won’t have » (N’aura pas). Cette méthode offre un cadre clair pour définir l’importance relative de chaque tâche et pour aider à la prise de décision.

Les « Must have » sont des tâches critiques que vous devez réaliser pour que le projet ou le travail soit considéré comme réussi. Les « Should have » sont importantes mais non essentielles, leur non-réalisation n’empêche pas la réussite du projet mais en dégrade la qualité. Les « Could have » sont des tâches bénéfiques mais non nécessaires, souvent reportées en cas de contrainte de temps. Les « Won’t have » sont des tâches qui ne sont pas pertinentes ou qui n’apportent pas de valeur significative au projet actuel. Cette méthode est particulièrement efficace pour la gestion de projets ou pour toute situation où les tâches doivent être hiérarchisées.

3) Gérer les tâches à réaliser et lutter contre la procrastination

3-1) La méthode « Eat the frog »

La méthode « Eat the frog », ou « Avalez le crapaud » en français, est une technique de gestion du temps développée par Brian Tracy. Elle vous invite à commencer la journée en accomplissant la tâche la plus difficile, celle qui est souvent repoussée par manque de motivation ou par peur de l’effort à fournir. Le « crapaud» symbolise cette tâche délicate mais nécessaire.

La logique de cette approche est simple : en réalisant la tâche la plus ardue en premier lieu, vous vous débarrasserez du stress et de l’appréhension qu’elle génère, ce qui libère de l’énergie pour le reste de la journée et améliore la productivité globale. Cette méthode est particulièrement efficace pour les personnes qui ont tendance à procrastiner ou à éviter certaines tâches en raison de leur complexité ou de leur nature désagréable.

Vous pouvez associer cette technique avec la méthode GTD (voir plu bas) qui consiste notamment à découper les tâches intimidantes en sous-tâches plus faciles à réaliser

3-2) Les to-do list

L’utilisation des « to-do lists », ou listes de tâches, est une méthode très connue qui vise à offrir une vision claire des tâches à accomplir, afin de permettre de structurer la journée, la semaine ou le mois en fonction des priorités et des échéances.

Le principe de ces to-do list est de lister toutes les tâches à réaliser, en les classant par ordre de priorité. Cette technique est particulièrement efficace pour les personnes qui ont une multitude de tâches à accomplir et qui ont besoin d’une vision claire de leurs obligations. Elle convient à toutes sortes de travaux, qu’il s’agisse de projets professionnels ou d’objectifs personnels.

La mise en œuvre efficace et satisfaisante de cette technique est cependant très difficile à atteindre : le risque d’accumulation et de report sans cesse recommencé des tâches en est la première faiblesse. Rien dans cette méthode ne préserve de la procrastination. La qualité de formulation des tâches est également essentielle et souvent négligée.

3-3) Les will-do list

C’est l’avenir, et une amélioration puissante des to-do list, que nous avons présentée dans notre article Libérez maintenant le potentiel caché des will-do lists !

La méthode des « will-do lists », ou listes de tâches que l’on s’engage à réaliser, est ainsi une variante des listes de tâches traditionnelles. Le principe fondamental est similaire : organiser les tâches à accomplir. Cependant, une « will-do list » met l’accent sur l’engagement à accomplir chaque tâche et la volonté de la réaliser. Elle vous amène à vous focaliser moins sur ce qui doit être fait et plus sur ce qui sera fait, insufflant ainsi une dose d’intentionnalité et de détermination.

Les « will-do lists » sont particulièrement utile pour les tâches qui requièrent un niveau élevé d’autodiscipline, ou pour les individus qui ont du mal à trouver la motivation pour commencer ou terminer leurs tâches. Cette approche peut être appliquée à tous les types de tâches.

Cette technique sera très efficace si vous la combinez à la méthode GTD et aux techniques décrites plus bas de gestion de l’agenda. De fait, vous pouvez considérer que toute activité noté dans votre agenda, et donc votre agenda lui-même, est un exemple de « will-do list ».

3-4) La méthode Getting Things Done (GTD)

La méthode « Getting Things Done » (GTD), développée par David Allen et présentée dans son livre S’organiser pour réussir: La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress !, est une approche systématique et organisée de la gestion du temps. Elle vise à maximiser la productivité et à réduire le stress en se basant sur l’idée que notre esprit est fait pour avoir des idées, et non pour les retenir.

GTD est basée sur cinq étapes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et engager. Capturer consiste à noter toutes les tâches et préoccupations dans un système fiable. Clarifier implique de définir ce qu’il faut faire pour chaque élément et si une action est nécessaire. Organiser signifie attribuer des catégories aux tâches (par exemple, par projet, lieu, temps nécessaire, etc.). Réfléchir implique de revoir régulièrement la liste pour s’assurer que tout est à jour et pertinent. Enfin, engager est l’étape où l’on décide de la prochaine action à entreprendre. Cette méthode est particulièrement utile pour gérer un grand nombre de tâches et projets simultanément.

C’est un incontournable, que ce soit en l’appliquant de manière exhaustive ou en l’utilisant comme source d’inspiration pour votre système d’efficacité personnelle et d’efficacité professionnelle.

3-5) La méthode SMART

La méthode SMART est une approche structurée et pratique pour établir des objectifs clairs et réalisables. L’acronyme « SMART » signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. En appliquant ces critères à chaque objectif, vous pouvez améliorer votre gestion de votre temps en agissant de manière plus spécifique et explicite.

Ainsi, chaque objectif doit être « Spécifique », clairement défini et compréhensible. Deuxièmement, il doit être « Mesurable », c’est-à-dire quantifiable pour pouvoir évaluer sa progression. Troisièmement, l’objectif doit être « Atteignable », il doit être possible à réaliser compte tenu de vos ressources et capacités. Quatrièmement, il doit être « Réaliste », ce qui signifie qu’il doit être réalisable dans le contexte de votre vie ou de votre travail. Enfin, chaque objectif doit être « Temporellement défini », avec une date limite claire pour sa réalisation.

Cette méthode est efficace pour tout type de tâche ou travail, mais elle s’avère particulièrement utile pour les projets à long terme qui nécessitent une planification et une organisation précises. Elle évite le report incessant d’objectifs vagues et impossibles à atteindre.

3-6) La méthode ALPEN

Cette méthode moins connue, mais très puissante, apporte un regard très enrichissant sur la question des techniques de gestion du temps, car elle prend en compte la question des interruptions et des « zones tampon ». La méthode ALPEN est une technique de gestion du temps développée en Allemagne qui repose sur un acronyme faisant référence à cinq étapes clés : A pour Aufgaben (Tâches), L pour Länge (Durée), P pour Pufferzeiten (Temps tampon), E pour Entscheidungen (Décisions), et N pour Nachkontrolle (Contrôle ultérieur).

La première étape, Aufgaben, implique d’énumérer toutes les tâches que vous prévoyez d’accomplir pendant la journée. Ensuite, pour Länge, vous estimez combien de temps chaque tâche prendra. Pufferzeiten suggère d’allouer environ 40% de votre temps à des interruptions imprévues ou des tâches supplémentaires. C’est l’atout et l’aspect remarquable de cette méthode. La quatrième étape, Entscheidungen, vous oblige à prendre des décisions sur les priorités de vos tâches. Enfin, Nachkontrolle vous encourage à vérifier à la fin de la journée si vous avez atteint vos objectifs.

Cette méthode est particulièrement utile pour la gestion quotidienne des tâches professionnelles comme personnelles, en vous aidant à planifier de manière réaliste votre journée en tenant compte des interruptions potentielles.

4) Gérer les interruptions et les imprévus

4-1) La matrice d’Eisenhower pour la gestion des urgences

Cette technique consiste à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle est donc particulièrement utile pour gérer les interruptions, et identifier les tâches qui nécessitent votre attention immédiate, les tâches que vous pouvez planifier, les tâches que vous pouvez déléguer à d’autres et les tâches que vous pouvez ignorer.

Cette matrice est divisée en quatre quadrants :

1. Important et Urgent : vous devez faire ces tâches immédiatement.
2. Important mais pas Urgent : vous devez planifier ces tâches pour plus tard.
3. Pas important mais Urgent : vous pouvez déléguer ces tâches à d’autres.
4. Pas important et pas Urgent : vous pouvez mettre de côté ou éliminer ces tâches.

En utilisant cette méthode, vous pourrez identifier plus efficacement comment réagir face aux interruptions. En revanche, ce système à lui seul peut difficilement vous servir à gérer l’ensemble de vos tâches sur le long terme, dans la mesure où tout fini un jour ou l’autre par devenir urgent si vous ne faites rien. C’est donc avant tout un outil précieux pour rester concentré sur ce qui compte vraiment.

4-2) La méthode de l’alchimiste

Un alchimiste cherche à changer le plomb en or. De la même manière, vous allez chercher à transformer les interruptions (le plomb, pesant et sans valeur) en or, c’est à dire en éléments qui vous aident à construire votre équipe. Profitez ainsi de chaque interruption pour montrer à votre équipe et à votre entourage de quelle manière vous donnez sens au chose, comment vous priorisez et réagissez face à ces contraintes.

L’idée de transformer ces moments en occasions de renforcer l’esprit d’équipe et de donner du sens à vos actions peut être extrêmement bénéfique dans un environnement de travail collaboratif. Elle consiste à convertir ce qui est communément perçu comme une contrainte – les interruptions – en une opportunité précieuse.

En pratique, vous allez investir chaque interruption comme une occasion d’éclairer votre équipe. Au lieu de simplement résoudre le problème ou de répondre à la question posée, vous vous saisirez de ce moment pour expliquer votre logique, montrer comment vous hiérarchisez les priorités et partager votre vision. C’est une occasion en or (!) pour renforcer la cohésion de l’équipe et développer l’alignement autour des objectifs communs.

Cette méthode est particulièrement efficace pour les leaders d’équipe, les gestionnaires de projet, ou toute personne ayant un rôle d’encadrement. En somme, cette méthode transforme les interruptions, souvent perçues comme des obstacles à la productivité, en moments d’apprentissage et de renforcement de l’esprit d’équipe.

5) Gérer son agenda et le quotidien

5-1) La méthode 3R (ou 3T en anglais)

La méthode des « 3R » – Restreindre, Réserver et Regrouper – est une approche stratégique pour optimiser la gestion de votre agenda. En anglais elle correspond aux « 3T » de Timeblocking, Timelocking et Timeboxing.

Le premier « R », Restreindre (Timeblocking), consiste à limiter la durée allouée à une tâche spécifique, favorisant ainsi l’efficacité et la concentration. Par exemple, au lieu de consacrer une journée entière à l’écriture d’un rapport, on se donnerait trois heures de travail intensif. Cette technique est également appelée « Timeblocking » en anglais.

Le deuxième « R », Réserver (Timelocking), est l’art de dédier des créneaux horaires spécifiques à certaines tâches dans votre emploi du temps. On parle ici d’une réunion avec soi-même : un moment dédié, hors de portée des distractions, ou du temps dédié pour répondre aux emails – une manière judicieuse d’éviter que cette tâche ne s’infiltre tout au long de votre journée. Cette technique est également appelée « Timelocking » en anglais.

Enfin, le troisième « R, Regrouper (Timeboxing), encourage à effectuer des tâches similaires en bloc pour maximiser l’efficacité. C’est le principe des économies d’échelle appliqué à la gestion du temps. Vous pourriez, par exemple, regrouper toutes vos tâches administratives en une seule session. Cette technique est également appelée « Timeboxing » en anglais.

Cette méthode s’avère particulièrement efficace pour ceux qui jonglent avec une multitude de tâches variées tout au long de la journée, que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel. Avec les « 3R », vous pouvez transformer votre liste de tâches chaotique en un programme harmonieux et bien orchestré.

5-2) La méthode des joints de dilatation (ou comment prévoir une place pour l’imprévu)

La méthode des « joints de dilatation » est une astuce ingénieuse en gestion du temps qui s’inspire du monde de la construction. Dans cet univers, un joint de dilatation est un espace laissé entre deux sections d’une structure pour permettre des variations dimensionnelles dues à des changements de température. Dans notre contexte, un joint de dilatation est un créneau non attribué dans l’agenda, permettant d’absorber les imprévus ou les dépassements de durée des tâches.

Premièrement, cette méthode vous incite à accepter l’incertitude. Les imprévus surviennent, c’est une réalité incontournable. En prévoyant ces joints de dilatation, vous construisez un emploi du temps résilient qui peut s’adapter aux changements. Par exemple, vous pourriez laisser une heure libre après une réunion importante, en prévision d’éventuels dépassements ou tâches imprévues qui pourraient découler de cette réunion.

Deuxièmement, les joints de dilatation vous aident à préserver votre équilibre et votre santé mentale. Avec ces pauses intégrées, vous évitez le stress constant d’être en retard ou débordé. Cette méthode s’avère particulièrement efficace pour les personnes ayant un emploi du temps chargé avec de nombreuses réunions ou rendez-vous, ou pour celles dont le travail comporte des éléments imprévisibles.

En somme, les joints de dilatation vous offrent une souplesse qui permet d’aborder chaque journée avec sérénité, sans sacrifier votre productivité. Il s’agit d’une stratégie de planification pragmatique qui permet d’éviter le stress et l’urgence en tenant compte du fait que la réalité ne suit pas toujours nos plans initiaux.

Les références et outils pour la gestion du temps

Une proposition de quatre auteurs pour un éclairage et un apport de techniques déterminantes pour mieux gérer votre temps :

• S’organiser pour réussir: La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress ! de David Allen
• Do It Tomorrow de Mark Forster (en anglais uniquement, mais vous devez apprendre l’anglais !)
• Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen Covey
• Le cerveau attentif de Jean-Philippe Lachaux (centré sur l’attention mais avec des suggestions pratiques en fin d’ouvrage très intéressantes)

Les outils numériques pour la gestion du temps

Ils s’intègrent à la panoplie des solutions de productivité que nous avons étudié ici : Découvrez comment configurer votre système de productivité

D’une manière générale, faites au plus simple, en choisissant trois types d’outils numériques :

1. gestion de l’agenda et de vos engagements : un agenda Google, tout simplement ;
2. gestion des tâches et flux entrants d’informations : Checkvist pour ses raccourcis clavier qui économisent les capacités cognitives, et pour sa capacité à gérer et déplacer des listes, établir des liens vers les tâches ;
3. gestion des connaissances : l’excellent Obsidian.

Pour vous doter plus généralement d’un système efficace de gestion des connaissances, consultez notre article : Un système puissant pour vaincre l’oubli et l’apocalypse cognitive. Enfin, vous pouvez vous reporter à notre article Découvrez comment configurer votre système de productivité afin de parfaire votre organisation globale.

Dans tous les cas, n’oubliez pas l’essentiel :

• faites de votre agenda le centre de votre système de passage à l’action. Privilégiez la gestion de votre action à la gestion de votre temps ;
  –
• ne procrastinez pas en cherchant l’application miraculeuse. La meilleure est celle que vous utilisez tous les jours !

Vous pouvez enfin utiliser Toggl ou Boosted ou RescueTime pour effectuer un tracking du temps consacré à vos différents projets et vos différentes activités.

L’état d’esprit idéal pour utiliser les techniques de gestion du temps

Au-delà des méthodes et des outils… quel état d’esprit développer pour déployer une gestion optimisée de votre temps ?

Ne gérer pas le temps, mais vous-même ! Privilégiez la gestion de votre action afin de mieux gérer votre temps.

Nous l’avons déjà évoqué, l’approche la plus fructueuse consiste à ne pas gérer son temps mais à plutôt gérer :

• votre énergie,
• votre attention,
• votre engagement,
• votre persévérance,
• la structure de vos tâches à réaliser.

En particulier, si vous voulez sauver votre temps, apprenez à gérer votre TEA !

L’état d’esprit et la stratégie les plus efficaces consistent donc à :

1. connaître vos valeurs et vos objectifs de long terme pour vous permettre de prioriser les tâches,
2. connaître vos priorités pour ensuite vous permettre de définir les objectifs de temps assignés à chaque tâche et à ne pas y déroger,
3. pour pouvoir équilibrer votre vie privée et votre vie professionnelle.

Pensez également que nul n’est indispensable : sachez déléguer et optimiser l’engagement de votre équipe.

En développant ainsi vos compétences de gestion du temps, vous pourrez ainsi obtenir de réelles victoires dans votre combat contre la procrastination.

Vous pourrez retirer de votre gestion un sentiment positif de réalisation, quand bien même vous n’aurez pas tout terminé, en laissant de côté les tâches non importantes.

Vous saurez quand dire non, quels sont les jalons d’une journée efficace, et serez en capacité d’effectuer un suivi régulier de la progression de votre travail.

Enfin, les perturbations, inévitables, seront intégrées dans votre processus de travail.

Apprenez à créer du temps !

Maîtriser les meilleures techniques de gestion du temps est donc essentiel pour atteindre un niveau de productivité et d’équilibre optimal dans nos vies personnelles et professionnelles.

La gestion du temps n’est pas simplement une compétence à acquérir, mais un art à maîtriser, fait de contraintes et de situations impossibles à prévoir par avance, que seule votre expérience vous permettra de développer. Comparable à l’art de la navigation, la gestion du temps nécessite des connaissances, des compétences, de l’entraînement et de l’expérience. Plus que le temps lui-même, nous avons vu que les techniques les plus efficaces visent la gestion de votre planification et de votre engagement.

Les outils et stratégies de gestion du temps que nous avons examinées tout au long de cet article sont autant de leviers que vous allez pouvoir actionner pour optimiser votre utilisation du temps, hiérarchiser vos tâches, éviter les distractions, améliorant ainsi notre efficacité. Pour vous sentir en maîtrise de votre agenda plutôt qu’à la merci de celui-ci.

Au-delà des techniques de gestion du temps

Souvenez-vous néanmoins que le développement d’une gestion efficace de votre temps dépend de votre volonté d’apprendre, de vous adapter et d’adopter de nouvelles techniques et stratégies. La solution n’est pas dans la quête de l’outil miracle ! Connaître les outils et techniques de gestion du temps ne suffit pas. Il est nécessaire de les mettre en pratique, de les adapter à vos propres besoins et de persévérer malgré les éventuelles difficultés rencontrées. La gestion du temps est une compétence qui s’apprend et s’entraîne. C’est une compétence qui se développe avec le temps, la pratique et la patience.

Je vous encourage donc à expérimenter et à adopter ces techniques de gestion du temps, en les intégrant peu a peu dans votre quotidien. Testez-les, ajustez-les à votre style de vie et observez comment votre productivité et votre équilibre travail-vie personnelle s’améliorent. Observez alors comment votre vie peut se transformer, se renouveler, et comment vous pouvez gagner en sérénité et en efficacité. Souvenez-vous, le temps est un allié précieux mais dont la maîtrise nécessite un profond travail sur soi.

Il ne vous reste donc plus qu’à tester vos capacités, puis à vous lancer dans le renouveau professionnel et personnel de votre manière de gérer votre temps, pour apprendre à « créer du temps » plutôt que de simplement essayer d’« en prendre » !