Découvrez comment configurer votre système de productivité

Dans un monde en constante évolution, où les sollicitations et les distractions sont omniprésentes, il est plus que jamais crucial de disposer d’un système efficace de productivité. Que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, la capacité à accomplir vos tâches et à atteindre vos objectifs va dépendre en grande partie de votre aptitude à organiser votre temps, votre énergie, votre attention et à configurer votre environnement de travail.

C’est dans cette perspective que nous avons élaboré ce guide rapide. Nous commencerons par mettre en lumière l’importance cruciale de votre propre capacité à passer à l’action. Vous êtes, en effet, le premier élément clé de votre système de productivité.

Nous passerons ensuite rapidement en revue les différentes composantes à installer dans un système de productivité.

Enfin, nous vous proposerons des exemples d’applications afin de vous mettre sur la voie de l’organisation de votre propre système, en prenant soin de ne pas utiliser le prétexte de cette recherche d’applications pour procrastiner !

Car, nous ne le redirons jamais trop, l’essentiel ne réside pas d’emblée dans le choix de vos outils mais en vous-même : vous êtes la clé de votre système !

Vous êtes la clé

La chose la plus difficile !

La chose la plus difficile n’est pas d’accumuler les applications et les systèmes compliqués d’organisation. Le plus difficile est de passer à l’acte.

Votre système de productivité doit donc être fluide, simple et « capacitant » :

• toute friction et toute complexification inutiles doivent être supprimées,
• tout doit être configuré pour vous mettre en capacité d’apporter plus de valeur, là maintenant.

La quête d’un logiciel toujours plus performant pour vous rendre toujours plus productif est un leurre : il existe désormais une multitude de possibilités, les essayer toutes serait une forme élaborée mais redoutable de procrastination. Le meilleur logiciel est celui… que vous utilisez pour agir !

C’est pourquoi cet article vous propose des surtout des repères et des principes pour faire vos propres choix. Même lorsque nous vous parlerons de logiciels ou d’applications, ce sera en vous donnant les principes de choix qui nous ont guidé !

Car le critère ultime pour configurer votre système de productivité est au final le suivant : il doit faciliter votre passage fluide à l’action.

Les cinq secrets du passage à l’acte

Le premier outil de productivité à configurer est celui qui fonctionne… dans votre cerveau ! Vos représentations et limitations sont les premiers obstacles à lever pour être productif.

Le secret du passage à l’acte réside ainsi dans les cinq étapes fondamentales suivantes, que nous avons accompagnées de citations pour vous inspirer :

1 – Sans principes, les outils sont inutiles

Quant aux méthodes, il peut y avoir un million et même plus, mais les principes sont peu nombreux. L’homme qui comprend les principes peut choisir ses propres méthodes avec succès. L’homme qui essaie les méthodes en ignorant les principes est sûr de rencontrer des difficultés.

Ralph Waldo Emerson

Sans principes et sans réflexion sur les valeurs, vos système de productivité s’écrouleront car leur principal soutien, vous, ne sera pas correctement engagé dans l’action. Sachez quels sont vos objectifs, vos valeurs, avant de vous occuper de la technique.

2 – Agir ou procrastiner

 Si ce n’est pas moi, qui ? Et si ce n’est pas maintenant, quand ?

Jim Rohn

Il n’y a jamais de bon moment, si ce n’est maintenant. Attendre de configurer vos logiciels pour agir est une forme élaborée et dangereuse de procrastination. Vous seul avez le pouvoir de passer à l’action là, maintenant.

3 – Configurez vos habitudes

La chose la plus difficile est la décision d’agir. Le reste n’est que ténacité. Les peurs sont des tigres de papier. Vous pouvez faire tout ce que vous décidez de faire. Vous pouvez agir pour changer et contrôler votre vie ; et la procédure, le processus, est sa propre récompense.

Amelia Earhart

La motivation n’est pas une solution. Il faut être persévérant, s’appuyer sur un système d’habitudes. Considérez les rituels comme la première application que vous devez configurer !

4 – Simple et répétitif

Le secret pour avancer, c’est de commencer. Le secret pour commencer, c’est de découper les tâches complexes et trop importantes en petites actions facilement réalisables. Puis d’entreprendre la première

Mark Twain

Faites simple et répétitif. Commencez par une chose puis continuez. C’est le principe même de toute ascension : la conquête de l’Everest n’est possible que grâce au premier pas réalisé dans la vallée.

5 – Que dois-je faire là, maintenant?

Quelle est LA chose que je peux faire aujourd’hui, de sorte qu’en la faisant, tout le reste devienne plus facile ou inutile ?

Gary Keller et Jay Papasan

C’est là qu’interviennent enfin vos applications et systèmes de réussite : il doivent vous servir d’aide à la décision et au passage à l’action. Votre système de gestion des tâches et la totalité de votre système de productivité doit viser cet unique objectif : vous permettre, là maintenant, de savoir sur quel objet de travail engager votre temps, votre énergie et votre attention !

Check-list – Plan de vol – Outils de navigation

La check-list pour votre envol

Pour décoller, il vous faut disposer des systèmes suivants :

• traitement des e-mails
• traitement des flux entrants, tâches et informations
• traitement des flux entrants sous forme papier
• interfaçage entre les systèmes de traitement de flux entrant (inbox, en particulier la boîte de réception des e-mails) et le système de gestion des tâches à réaliser (todo list)
• gestion de votre attention (notamment pour le suivi des projets et des tâches à réaliser)
• gestion de votre espace de travail
• gestion du temps
• gestion de vos engagements
• gestion de vos références
• gestion de vos sources d’information privilégiées
• gestion de vos idées, notes et réflexion
• méthodologie de gestion des arriérés
• matériel propice à la concentration (configuration matérielle de l’environnement de travail, solutions d’alimentation, aides à la concentration)
• rituels et d’habitudes
• sauvegarde : à quoi cela sert-il d’être efficace si vous perdez tout et ne pouvez pas travailler depuis n’importe où ?
• proaction : préparation par avance de l’organisation de votre temps dans la semaine (le dimanche ou le lundi matin) pour savoir par avance exactement ce que je vous allez devoir faire !

Le plan de vol

Afin de maintenir la bonne altitude de croisière, il vous faut veiller aux régulations suivantes :

1. Favorisez les décharges cognitives, la libération de l’énergie physique et mentale
   –
2. Fluidifiez le processus de démarrage des tâches et des actions à réaliser
   –
3. Donnez de l’attractivité à ce qui doit être fait, et laissez le reste en attente, sans culpabiliser
   –
4. Adoptez l’état d’esprit de l’ingénieur : soyez attentif à améliorer tous les process défectueux
   –
5. Surveillez en permanence votre état émotionnel

Les outils de navigation

Voici les applications ou solutions qui accompagnent notre travail et que nous pouvons vous recommander. Ils correspondent à la check-list donnée plus haut :

• traitement des e-mails :
  Gmail pour la capacité à configurer des raccourcis clavier et l’adresse unique qui permet d’accéder directement à chaque e-mail dans la barre d’adresse du navigateur
  
• traitement des flux entrants, tâches et informations :
  Checkvist pour ses raccourcis clavier qui économisent les capacités cognitives
  
• traitement des flux entrants sous forme papier :
  pochettes couleur consultées chaque jour et documents numérisés dès que possible pour rejoindre le système de traitement des flux entrants précédent
  
• interfaçage entre les systèmes de traitement de flux entrant (inbox, en particulier la boîte de réception des e-mails) et le système de gestion des tâches à réaliser (todo list) :
  lorsque vous consultez un e-mail sous Gmail vous pouvez copier puis coller l’adresse qui s’affiche dans votre navigateur : cette référence unique vous permettra d’accéder directement à votre e-mail lorsque vous voudrez le consulter depuis votre système de gestion des tâches
  
• gestion de votre attention (notamment pour le suivi des projets et des tâches à réaliser) :
  encore Checkvist pour sa capacité à gérer et déplacer des listes, établir des liens vers les tâches
  
• gestion de votre espace de travail :
  le navigateur Sidekick pour sa gestion des espaces de travail, ainsi qu’un système de stockage et de nommage cohérent et efficace des fichiers informatique
  
• gestion du temps :
  Toggl ou Boosted ou RescueTime pour effectuer un tracking du temps consacré à mes différents projets et mes différentes activités
  
• gestion de vos engagements :
  un agenda Google, tout simplement
  
• gestion de vos références :
  Instapaper et Feedly
  
• gestion de vos sources d’information privilégiées :
  Medium (en anglais, mais il faut que apprendre l’anglais !), réseaux sociaux avec liste restreinte de comptes, Google Podcast, Courrier International et la newsletter TTSO
  
• gestion de vos idées, notes et réflexion
  Obsidian pour mon système de gestion des connaissances, et Libre Office, avec personnalisation des titres, pour les réunions
  
• matériel propice à la concentration (configuration matérielle de l’environnement de travail, solutions d’alimentation, aides à la concentration) :
  un maximum de raccourcis clavier, musique ou sons d’arrière plan pour se concentrer avec myNoise, un casque à conduction osseuse sans fils pour continuer d’entendre à l’extérieur, ou des écouteurs anti-bruit pour s’isoler vraiment
  
• rituels et d’habitudes :
  Comment utiliser les rituels au service de ses objectifs
  
• sauvegarde : à quoi cela sert-il d’être efficace si vous perdez tout et ne pouvez pas travailler depuis n’importe où ? :
  Tresorit

En conclusion

Et non : rien d’extraordinaire, pas de solution miracle, ni de logiciel extraordinaire et complexe !

Simple, maîtrisé, efficace : Keep It Simple (KIS) ! Préférez les organisations modulaires éprouvées par le temps. Soyez également attentif au coût lié à l’essai et au changement de solution, forme savante de procrastination.

Votre productivité est une question d’attitude et d’habitude, pas de logiciel (si ce n’est celui qui tourne dans votre propre cerveau) !