Comment configurer sa to do list ? Un article « Zest » !

Un « Zest », comme son nom l’indique, est un article… qui réveille, rapide et condensé.

C’est un Zoom Expert, Synthétique et Tactique (c’est à dire orienté vers l’action) de 500 mots max. pour une lecture facilitée et un effet immédiat ! Aujourd’hui : découvrez comment configurer une to do list !

Ce ZEST s’adresse aux femmes et hommes cadre, chef d’entreprise, manager ou entrepreneurs qui sont exposés à une forte pression professionnelle, à de nombreuses responsabilités. A celles et ceux qui doivent réaliser un très grand nombre de tâches et suivre de nombreux projets et qui veulent se libérer du sentiment de pression et de la crainte de ne pas réussir à tout faire !

Pourquoi configurer une to do list ?

Pour mettre les Tigres de papier en cage. Pour notre cerveau, les échéances à venir, les projets et tâches à réaliser, sont considérés comme les prédateurs d’autrefois : comme des menaces qui rôdent. Les placer dans des to do list aura sur votre cerveau le même effet que de savoir qu’un Tigre (de papier en l’occurrence) qui rôdait a enfin été placé en cage.

Pour diminuer le vacarme du monde. Notre cerveau n’a pas évolué pour faire face au flot contemporain d’informations et de tâches à réaliser. Les placer dans des listes diminue le sentiment de surcharge. Cela revient à limiter la fatigue cognitive et émotionnelle en diminuant le bruit que fait le monde.

Les fausses excuses

Cela ne marche pas, c’est trop compliqué, ce n’est pas mon style… Je n’aime pas le bricolage, et pourtant j’ai un tournevis dont je sais me servir. Développez un système minimaliste, simple à utiliser, mais cessez de croire que vous pouvez fixer une vis avec les dents ! Pour être libéré, serein, efficace, et gagner du temps, vous devez utiliser des to do list.

Les fonctionnalités essentielles pour configurer sa to do list

Ces préconisations sont le fruit de nombreuses années d’expérience et de la synthèse de ce qui s’écrit sur le sujet. Ainsi, le meilleur système est celui qui vous conviendra et vous servira. Mais encore faut-il avoir une idée de la structure minimale nécessaire et pertinente pour qu’un tel système vous apporte ses bénéfices.

Voici donc la liste des fonctionnalités indispensables pour bâtir un système de to do list efficace :

• INBOX : un système d’entrée et de collecte, facile d’accès à tout moment
• INCUBATION : un système de mise en attente pour un traitement ultérieur non planifié
• TAG : un système de tag ou de label pour pouvoir faire deux choses : associer une tâche avec un projet et repérer certaines tâches qui peuvent se traiter dans certaines circonstances particulières (#MULTI pour faire en parallèle d’une réunion inintéressante, #INTER pour à l’occasion d’une pause)
• REF : liste de références, de ressources, de procédures fixes
• DEL : suivi des tâches déléguées ou planifiées
• GPS : liste des projets et des tâches non activées qui leur sont reliées
• TODO : les choses à activer et à faire aujourd’hui qui sont à placer – par conséquent – dans votre emploi du temps. Cette liste doit être une will-do-list.

Seule compte l’action

Cessez de chercher l’application miracle, c’est le syndrome du colibri. Tout support peut se prêter à l’installation d’une to do list ! La plupart des fonctionnalités très élaborées ne sont quasiment jamais utilisées. Et votre système de to do list sera à l’image de votre attitude : débordée, incapable de vous aider à décider ou avancer. Ou bien focalisée et orientée vers l’action. Une liste de tâches est un outil, pas un faiseur de miracle.

De nouveau, pensez aux trois attitudes clé : faites simple, restez focalisé, et passez à l’action !