Libérez maintenant le potentiel caché des will-do lists !

C’est l’histoire de la différence entre le rêve et la réalité. Entre les projections et leurs réalisations effectives. Entre vos bonnes résolutions et vos accomplissements réels.

Car, qui n’a pas vécu la déception cruelle d’une journée perdue, loin des objectifs que nous nous étions fixés ? Qui n’a pas connu l’accumulation des post-it qui traînent et des évènements reportés sans cesse au lendemain, faute de temps soi-disant ? Et qui peut prétendre ne jamais avoir culpabilisé, ne s’être jamais déçu soi-même pour ne pas avoir réussir à agir ?

Nous allons voir que les réponses les plus importantes sont parfois désarmantes de simplicité. Car la clé pour passer à l’action, et réussir à être fier de soi, consiste uniquement à arrêter de se focaliser sur ce que vous « devez » faire, pour se concentrer sur ce que vous « allez » faire ! C’est simplement plus rapide à dire qu’à faire…

Mais qu’est-ce qu’une « will-do list » ?

Vous savez déjà ce qu’est une « to-do list » : une accumulation de promesses douteuses faites à soi-même, une superposition de contraintes subies. Un empilement d’éléments prêts à se transformer en sources de culpabilité et d’insatisfaction. C’est une liste ouverte, qui se remplie sans cesse et que vous ne fermerez jamais.

A l’inverse, une will-do list est le résultat d’un acte de votre volonté qui explicite :

1. ce que vous ne ferez pas,
2. ce que vous décidez de réaliser en toute priorité, un jour donné.

C’est donc une liste fermée, quotidienne et finie, établie une fois pour toute en début de journée ou la veille, source potentielle de réussite et de satisfaction de soi. Vous l’aurez vidée avec fierté à la fin de votre journée.

Si de nombreux auteurs détaillent le fonctionnement des to-do lists, très peu abordent les will-do lists. Leurs système de gestion de tâches s’en trouvent complexifiés à l’extrême, faute de réussir à gérer le défaut premier et principal des to-do lists : la tendance à l’accumulation sans fin.

Engageons donc un tour d’horizon des limitations de ces to-do lists afin de déterminer en quoi il faut apprendre à les dépasser.

Avantages et – surtout – inconvénients des to-do list

Les avantages des to-do lists peuvent ainsi tous être mis en regard de problèmes potentiels, ce qui montrent bien qu’elles échouent au final à réussir ce pourquoi elles ont été inventées.

L’objectif de clarté mentale et d’explicitation

Les to-do lists permettent de libérer efficacement de l’espace mental en externalisant les tâches à accomplir. Cela permet de se concentrer sur la tâche en cours plutôt que de se préoccuper constamment de ce qui doit être fait. Le sentiment de ne plus avoir à entretenir une boucle de vigilance, coûteuse en énergie cognitive, pour se souvenir de ce qui est à faire, est immédiat. L’écriture, utile pour cela, date de longtemps, rien de nouveau.

Le problème : nous savons tous que nous finissons par écrire n’importe quoi, jusqu’au jour où nous écrivons sur un nouveau post-it « faire ce qui est écrit sur les autres post-it ! » ou encore « détailler ce que je dois faire ». Le système s’écroule, alors, et devient ingérable :

• parce que nous n’arrivons pas à traiter réellement les tâches à réaliser
• mais aussi parce que celles-ci sont écrites de manière trop vague, et ne disent rien de comment les commencer.

La solution : vous devez consommer du temps pour entretenir votre système, toiletter les tâches, les transformer en actions exécutables immédiatement. Et dans un premier temps, il vous faut compter au moins une heure par semaine (vraiment au minimum, mais cela dépend de votre charge de travail)

L’objectif de réduction de l’anxiété et de décharge cognitive

si vous êtes intimement convaincu de l’efficacité prouvée de votre système, inscrire une tâche à réaliser dans votre todo-list et disposer d’un process qui permettre avec certitude de l’activer ultérieurement interrompra les boucles de vigilances responsables du développement de l’anxiété (voir Osez affronter les Tigres de Papier !)

Le problème : si votre système n’est pas efficace et ne permet pas le passage à l’action, alors le stress reviendra vite, car votre système limbique est puissant et vigilant : il ne peut être trompé qu’avec sincérité. Ainsi, la réduction de l’anxiété va prévaloir jusqu’au moment où, fort de son expérience, votre système limbique, chargé de votre survie et de vos émotions, va constater que votre système est inefficace. C’est alors qu’une to-do list trop longue va générer de nouveau du stress et le sentiment d’être débordé. Cela peut conduire à une paralysie de l’action et nuire à la productivité. Retour à la case départ…

La solution : elle réside dans l’interface à installer entre vos listes de tâches à réaliser et votre action quotidienne, qui doit être parfaitement structurée. Et cette mise en relation d’un nombre restreint de tâches que l’on s’engage à réaliser avec son agenda, cela s’appelle… établir une will-do list !

L’objectif d’organisation

Les to-do lists aident à structurer la journée ou la semaine en identifiant clairement les tâches à réaliser. Certes, cela facilite potentiellement la planification et permet de gérer efficacement le temps.

Le problème : c’est le manque de réalisme et de flexibilité. Car les to-do lists peuvent devenir rigides et rendre difficile l’adaptation aux imprévus ou aux changements de priorités. Il leur faut, en outre, s’adapter avec réalisme à vos possibilités quotidiennes d’action. Il est enfin important de revoir régulièrement sa liste pour s’assurer qu’elle reflète toujours les objectifs et les priorités actuelles.

La solution consiste donc à toujours inscrire les tâches, concrètement, « dans » les créneaux libres d’un agenda, et pas seulement sur un post-it « à côté » de l’agenda ! Pensez également à gérer votre agenda en laissant deux sortes de blocs vides :

• des joints de dilatation (pour les tâches qui prennent plus de temps que prévu, les interruptions, et le temps de transition entre deux activités)
• des plages UI (pour les imprévus urgents et importants)

L’objectif de priorisation

Les to-do lists permettent de déterminer les tâches les plus importantes ou urgentes, facilitant ainsi la prise de décision quant à l’ordre dans lequel le travail doit être accompli.

Le problème : c’est la fameuse procrastination ! Et c’est le point de faiblesse majeur des to-do lists ! En effet, celles-ci peuvent parfois encourager le report des tâches, surtout si la liste est longue et contient des tâches soit difficiles à réaliser, soit ennuyeuses, soit mal définies. Vous pouvez alors avoir tendance à reporter ces tâches au profit de tâches plus simples ou plus agréables. Et si donc le système n’est pas bien entretenu, c’est à dire dire si les tâches de la to-do list ne sont pas écrites d’une manière activable, et ne sont pas inscrites dans la réalité de votre agenda, elles s’accumuleront.

La solution : « KIS MIH » pour « Keep It Simple and Make It Happen » (phonétiquement « Embrassez-moi » et littéralement : « Gardez cela simple et faites le advenir »). Cherchez le système de suivi des tâches qui vous consomme le moins d’énergie. Votre système de productivité doit être fluide, simple et « capacitant » (vous mettre en capacité de faire). Toute friction et toute complexification inutiles doivent être supprimées, tout doit être configuré pour vous mettre en capacité d’apporter plus de valeur, là maintenant. Cela veut donc aussi dire que vos tâches doivent être scindées en sous-tâches facilement réalisables, même sans motivation. Soyez attentif en particulier à ce dernier point : cela ne s’improvise pas, et n’est pas si facile à faire !

L’objectif de motivation

Cocher les tâches terminées sur une to-do list est gratifiant et encourage la motivation. Cela crée un sentiment d’accomplissement et de progression bienvenu.

Le problème : l’illusion de productivité ! Car passer du temps à créer et à organiser des to-do lists peut vous donner l’impression d’être productif sans accomplir réellement les tâches qui sont essentielles pour atteindre vos objectifs. Il est donc indispensable de trouver un équilibre entre la planification, votre système et l’action.

La solution : être « orienté action » et pour cela seule votre détermination et votre persévérance peuvent vous guider. Vous êtes la clé de voûte de votre système de productivité comme nous l’expliquons dans l’article Découvrez comment configurer votre système de productivité.

L’objectif de suivi des projets

Les to-do lists permettent de suivre les tâches réalisées et celles qui restent à faire, tout comme celles qui ont été déléguées. C’est une utilisation fondamentale et une fonctionnalité indispensable des to-do lists, qui vous aide dans le suivi et l’ajustement des projets.

Le problème : la négligence des objectifs à long terme. Les to-do lists sont souvent axées sur les tâches à court ou moyen terme, pour vous comme pour votre équipe. Cela peut ainsi conduire à négliger les objectifs à long terme et les projets importants qui nécessitent une attention soutenue.

La solution : sans principes et sans réflexion sur les valeurs qui vous animent, vos système de productivité s’écrouleront car leur principal soutien, vous, ne sera pas correctement engagé dans l’action. Sachez donc explicitement quels sont vos objectifs, vos valeurs, avant de vous occuper de la technique.

La solution : les will-do list !

Au contraire des to-do lists, les will-do lists n’ont pratiquement que des avantages. Nous verrons plus bas qu’elle ne peuvent pas servir dans toutes les situations, mais leurs atout sont majeurs.

1 – L’atout de l’engagement

Les will-do lists encouragent un investissement plus fort envers les tâches à accomplir, car elles se concentrent sur ce que l’on s’engage réellement à faire, plutôt que sur une simple liste déclarative et statique de tâches à réaliser.

2 – L’atout de la priorisation

Les will-do lists permettent de se concentrer sur les tâches les plus importantes ou urgentes, car l’engagement personnel incite à mieux hiérarchiser et à prendre des décisions plus réfléchies sur ce qui doit être fait. Grâce à cela, vos actions prioritaires de votre journée seront toujours une évidence pour vous.

3 – L’atout de la responsabilité

Les will-do lists favorisent un sentiment de responsabilité et d’accomplissement, car elles impliquent un engagement personnel à terminer les tâches énumérées. Cela peut motiver à agir et à progresser.

4 – L’atout de la réduction du stress

En se concentrant sur les tâches que l’on s’engage à réaliser, les will-do lists vous aident à réduire le stress et l’anxiété liés à une longue liste de tâches et au sentiment de ne pas savoir « où donner de la tête ». Vous agissez avec l’intime conviction que ce processus vous sortira de toute difficulté.

5 – L’atout de l’efficacité

Les will-do lists vont améliorer votre efficacité en amenant à pratiquer une approche plus ciblée, mieux explicitée, et en évitant de s’éparpiller sur des tâches moins importantes.

Quatre précautions à prendre !

Et oui ! Car malgré tous leurs atouts, des précautions sont nécessaires afin que les will-do lists vous offrent tout leur potentiel !

1 – La souplesse

Gardez de la place pour vous adapter aux imprévus ou aux changements de priorités.

2 – La modestie

Soyez modeste quand à la quantité de choses que vous vous engagez à réaliser. Tout report d’une tâche d’une will-do list sur un autre jour doit être considéré comme un échec majeur et grave. Soyez donc très modestes et réalistes, surtout au début. La réussite se construit par accumulation progressive quotidienne. Soyez attentifs à ne pas construire une système de culpabilisation ou de déception envers vous-même

3 – La progression

Acceptez de progresser lentement dans la qualité de l’estimation de ce qui est possible : il peut être difficile d’estimer avec précision ce que l’on peut réellement accomplir dans un laps de temps donné, surtout au début. Cela peut conduire à des will-do lists irréalistes, et donc à la frustration. Réjouissez-vous d’accéder à cette conscience claire de votre réelle capacité d’action. Cette compétence n’est partagée que par un nombre très restreint de personnes !

4 – La distinction

Ne confondez pas votre will-do list et vos listes des rituels ou d’habitudes. Les will-do lists concernent des tâches et projets à réaliser qui ont cours de manière ponctuelle (même si longue). Votre système de rituels et d’habitude concerne les tâches récurrentes et répétitives, et doit être configuré et suivi à part, et autrement. Une tache récurrente n’a pas à figurer dans une will-do list.

Quand préférer l’une à l’autre ?

Comme nous l’avons montré plus haut, préférez la plupart du temps la logique des will-do lists.

Car les to-do list sont des listes mortes, inactives. Néanmoins, ce type de liste est nécessaire pour les usages suivants :

• boite de réception
• listes de tâches en attente d’activation sans caractère urgent ou important, et qui ne figurent pas dans votre will-do list
• incubation, c’est à dire éléments en attente passive de traitement, sans utilité immédiate
• work in progress c’est à dire suivi du travail en cours (programmé pour soi-même ou délégué)
• rituels et habitudes

Le reste de votre énergie doit être consacré à votre will-do list. De fait, dès que vous commencez à planifier dans l’agenda la réalisation d’une tâches, vous utilisez une will-do list ! A bien y réfléchir d’ailleurs, vous pouvez vous rendre compte que tout ensemble de tâches prévues pour être exécuté à un moment précis de votre journée constitue, de fait, une will-do list !

Réfléchissez-y, en effet : est-ce que vous ratez souvent une réunion planifiée et inscrite dans votre agenda ? Non ! La réunion planifié est ainsi l’ancêtre de la will-do list ! : vous vous êtes engagé à assister à la réunion, et donc vous le faites ! Considérez donc vos taches de will-do list comme des réunions planifiées et comme un engagement avec votre moi futur !

Passez au niveau supérieur !

Nous l’avons dit, pour agir, et implémenter efficacement l’usage d’une will-do list dans votre quotidien, il vous faut travailler votre état d’esprit ! Nous l’expliquons dans l’article Découvrez comment configurer votre système de productivité.

Passez donc au niveau supérieur, en vous focalisant sur la qualité de votre processus d’engagement dans les tâches de votre will-do list, persévérez, et reste suivra. Les efforts sont sous notre contrôle, pas les résultats (voir cet article sur Medium et cet autre article sur Medium)

En adoptant la distinction to-do list vs will-do list, vous faites un premier pas vers le franchissement des différentes étapes des systèmes de productivité identifiés par Stephen Covey dans « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » :

1. niveau 1 : système de gestion des tâches (listes) : techniques de répartition et de régulation du travail
   –
2. niveau 2 : système de gestion du temps (agenda) : techniques de prévision et d’anticipation de l’effort
   –
3. niveau 3 : système de gestion de l’engagement (valeurs) : techniques d’organisation et de priorisation des choix
   –
4. niveau 4 : systèmes de réussite et stratégies de transformation (identité) : techniques d’élargissement du cercle d’influence

Voyez les will-do lists comme des outils d’élargissement de votre cercle d’influence et d’augmentation de votre pouvoir d’agir !

Deux références

Nous avons déjà cité Stephen Covey pour les « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent ». Et pour ceux d’entre vous qui lisez l’anglais (pas de traduction en français), je vous recommande l’excellent livre de Mark Forster : « Do It Tomorrow » !

Conclusion

Que vous soyez novice, utilisateur déçu des to-do lists, ou utilisateur confirmé en recherche d’optimisation de votre organisation, implémentez un système hybride qui utilise un système de will-do lists. Car si les to-do lists, nous l’avons vu, offrent un aperçu global statique des tâches à accomplir, une forme d’archive en somme, les will-do lists créent un engagement plus intense et plus fiable, un passage à l’acte essentiel pour aller de l’avant.

Car chez Renouveau Pro Perso, nous pensons que l’engagement et le passage à l’action sont essentiels pour favoriser votre croissance personnelle et professionnelle. Les will-do lists s’inscrivent parfaitement dans cette approche, en vous aidant à prendre des décisions éclairées et à vous engager activement dans leur réalisation.

Les will-do lists sont ainsi un outil précieux pour cette quête d’un renouveau dans votre vie professionnelle et personnelle, en apportant persévérance et fiabilité à vos engagements quotidiens.

Belle continuation !