Osez affronter les Tigres de Papier et découvrez comment gérer les emails !

Osez affronter les Tigres de Papier, et découvrez comment gérer et maîtriser vos emails !

Et si vous pouviez terrasser les Tigres de Papier et surmonter l’étourdissement incessant de la Jungle Moderne ? Pour cela il va falloir…

• comprendre les sources de votre anxiété,
• développer un système permettant de surmonter vos peurs,
• apprendre à agir avec sérénité, à gérer le stress…

Et si vous pouviez donc reprendre le contrôle de votre boîte de réception d’emails, apprendre comment gérer vos emails, dire adieu à l’anxiété des emails ! Et utiliser cette expérience comme modèle et source d’inspiration pour diminuer le stress dans les autres domaines de votre vie ? Cela va vous permettre :

• que la pression n’envahisse plus votre vie professionnelle et personnelle,
• de développer des solutions pour être soi en toute sérénité,
• d’installer des systèmes pour agir et réussite efficacement,
• de concevoir des stratégies pour devenir soi-même et gagner en sentiment d’alignement !

Dans cet article, je vous propose donc d’apprendre comment gérer les emails. De développer une approche proactive pour une vie plus sereine et équilibrée. Je vous invite à vous inspirer de conseils pratiques et d’outils concrets à appliquer immédiatement dans votre vie quotidienne.

Bien sûr, un article ne remplace pas une formation : formez-vous !

Mais profitez de cette introduction aux techniques simples, efficaces et adaptables qui diminuent rapidement le stress et vous redonnent du pouvoir d’agir !

Pour les plus pressés d’entre vous, le protocole de gestion des emails est ici. Il est terriblement simple !

Mais n’oubliez pas : on ne peut agir efficacement sans comprendre. Prenez le temps de lire tout l’article !

I have a dream !

Êtes-vous réellement conscient de l’impact dévastateur que les emails, les flux d’informations et toutes vos tâches à réaliser ont sur votre bien-être quotidien ?

• selon une étude réalisée par la University of British Columbia, la vérification des emails plus de trois fois par jour est associée à des niveaux de stress significativement plus élevés. La vérification compulsive des emails a également été identifiée comme une cause majeure de l’épuisement professionnel ;
• une enquête menée par l’American Psychological Association a révélé que 18% des Américains citent la technologie, y compris la gestion des emails, comme une source importante de stress. Une grande majorité de personnes admet en outre se sentir démunie voir débordée par la gestion de leur boîte de réception ;
• les travaux de Richard MacKinnon du Future Work Centre a révélé que 52 % des employés interrogés ont déclaré qu’ils vérifiaient leurs emails en dehors des heures de travail, ce qui était corrélé à des niveaux plus élevés de stress, entraînant mauvaise récupération après le travail et problèmes de sommeil ;
• selon Gloria Mark, professeure à l’Université de Californie, environ 70% des emails sont ouverts dans les six secondes suivant leur réception, ce qui indique un niveau élevé d’interruption et de distraction dans la gestion des emails.

Six secondes !

Six secondes… vous avez bien lu ! Quelle folie ! Il est donc temps d’apprendre comment gérer ces emails, de prendre le contrôle de votre vie et de réduire le stress lié aux emails :

• apprenez comment ne pas vérifier pas vos emails en permanence et ne rien rater !
• apprenez comment prendre du temps pour penser aux choses essentielles !
• apprenez comment fixer des limites pour retrouver la sérénité dans un monde connecté en permanence  !
• apprenez comment ne plus vous faire voler votre temps, votre énergie et votre attention !

L’ambition de Renouveau Pro Perso est de vous libérer du stress des emails, en vous appuyant sur les neurosciences et les résultats de la recherche. Vous pouvez apprendre comment gérer vos emails, reprendre le contrôle de votre boîte de réception et à dire adieu à l’anxiété des emails. Et vous pouvez utiliser ces techniques essentielles comme modèle pour retrouver de la sérénité dans la gestion de vos flux d’information et de tâches à réaliser !

La chose la plus difficile est la décision d’agir. Le reste n’est que ténacité. Les peurs sont des tigres de papier. Vous pouvez faire tout ce que vous décidez de faire. Vous pouvez agir pour changer et contrôler votre vie ; et la procédure, le processus, est sa propre récompense.

Amelia Earhart

Les deux sources de notre souffrance

Pourquoi est-ce visiblement difficile d’accéder à la sérénité et d’agir avec un sentiment de satisfaction alors que jamais aucune époque de l’histoire humaine ne nous a offert autant de possibilités ?

Pourquoi ces aspirations non réalisée et cette souffrance permanente ?

Car nos conditions d’existence ont évolué plus vite que notre espèce, pour le meilleur (conditions de sécurité physique, santé) et parfois pour le pire (stress, anxiété, perte de signification).

Nous allons donc découvrir les deux sources de souffrance contemporaines. C’est une histoire de stress et d’étourdissement, une histoire de Tigres de Papier et de Jungle Moderne !

Les trois réactions de survie

Nos réactions sont conditionnées par des mécanismes physiologiques, limbiques (liés aux émotions) et cognitifs construits par l’évolution. Or le monde professionnel expose à des sollicitations récentes et nouvelles du point de vue de l’évolution.

En particulier, depuis des millions d’années, notre système limbique a évolué pour automatiser nos réactions émotionnelles, qui sont construites autour de trois réactions de survie :

• la fuite,
• l’agression,
• la sidération.

Bonne nouvelle, cela a permis à nos ancêtres de ne pas de se faire dévorer par les prédateurs…

Et de nos jours, nous recyclons implicitement ces mécanismes comportementaux de base (fuite, agression, sidération) pour essayer de nous adapter à la vie contemporaine. Nous le faisons intuitivement, empiriquement, sans réflexions. Et nous subissons ces schémas de réaction, en les modifiant peu. Nous restons à ce sujet sans expérience ni formation.

Or ces mécanismes qui étaient parfaitement adaptés pour la survie en milieu hostile ne sont plus adaptés à la vie contemporaine, et sont maintenant devenus la cause de nos souffrances.

Les Tigres de Papier

Il y a plusieurs centaines de milliers d’années, lorsqu’un tigre, ou tout autre bête désagréable, était repéré dans les parages, le niveau de stress et la vigilance de toute la tribu augmentait. Ce que les chercheurs en sciences cognitives appellent une boucle de vigilance se mettait en place : à chaque pas, chacun vérifiait les bruits, cherchait à identifier la couleur caractéristique de l’animal. Par ailleurs, les corps étaient préparés à la fuite, à l’agression ou à la sidération. Le stress était alors intense, la menace réelle, ponctuelle, identifiable. Une fois le tigre terrassé, le stress réactif, ponctuel et justifié retombait.

Le points clé à comprendre est le suivant : la crainte induite par la réception des emails qu’il faut surveiller déclenche exactement les même mécanismes. Notre système cognitif installe une boucle de surveillance, inquiet des messages qui vont pouvoir arriver et des menaces qu’ils peuvent représenter, et notre système limbique, siège des émotions, fait son travail, comme il y a 100 000 ans, et prépare notre corps à l’action, la fuite, l’agression ou la sidération. Et comme les emails ne cessent jamais, les boucles de vigilance sont donc sans cesse entretenues, et la pression se transforme en stress diffus et chronique.

Le points clé à comprendre : la crainte induite par la réception des emails qu’il faut surveiller déclenche exactement les même mécanismes d’agression, de fuite ou de sidération que les tigres pour nos ancêtres

Pour notre système limbique, les emails sont comme des Tigres de Papiers : ils apportent de son point de vue une menace identique, qui déclenche les même réactions que pour nos ancêtres. Et donc pour savoir comment gérer les emails, il faut savoir comment neutraliser ces réactions !

La Jungle Moderne

Il faut également savoir que notre appréhension du monde est puissamment biaisée, et structurée par les mécanismes de l’attention. Les distorsions fondamentales que la PNL appelle les universels de modelage sont indispensables pour pouvoir exister sereinement, dans un monde qui déborde de sollicitation. Il s’agit de la généralisation, l’omission, la distorsion.

Ces distorsions sont une réponse apportée par l’évolution face à la disponibilité limitée de l’attention, et sont indispensables pour se représenter et appréhender son environnement. Ainsi, au fil des dernier millions d’années, notre cerveau a évolué en s’adaptant à des environnements qui sollicitaient différemment nos capacités cognitives, afin de faciliter, optimiser et automatiser le traitement du flux d’informations de notre environnement, la jungle.

Des expériences ont ainsi montrées que notre système nerveux se sent mieux lorsqu’il est entouré d’un environnement naturel et cela est utilisé pour accélérer la guérison dans certains hôpitaux, en plaçant les patients dans un environnement sonore, visuel et parfois olfactif qui évoque la nature.

Comment gérer les emails ? Un nouvel environnement

Or notre environnement a changé. Ce n’est plus le bruissement des feuilles, le champ des oiseaux ou le rugissement des tigres qui saturent notre environnement et obligent le cerveau à simplifier, par généralisation, omission ou distorsion, pour faciliter la survie.

Notre cerveau ne s’est pas encore adapté au bruissement de la vie et de la jungle moderne, et les mécanismes inadaptés produits par l’évolution sont créateurs de dissonances avec la réalité (perte de sens) et de surcharge cognitive (fatigue), car la réalité diffère des environnements auxquels nous nous sommes adaptés dans l’histoire.

Nous sommes alors saturés par des microdécisions que notre système cognitif n’a pas appris à automatiser, et ce sont autant de sources d’étourdissement et de fatigue : la lecture et la réponse à chaque email est en fait une multitude de décisions qui ne sont pas naturelles, et cette situation fait que la vigilance se transforme en étourdissement et en fatigue chroniques.

Dans la Jungle Moderne, nous sommes saturés par des sollicitations que notre système cognitif n’a pas appris à traiter de manière automatisée, et ce sont autant de sources d’étourdissement et de fatigue.

La fatigue n’est alors plus ponctuelle mais permanente, et le burn-out peut nous guetter.

Les emails, les flux d’informations et les sollicitations contemporaines sont ainsi source de dissonances et de surcharges cognitives, à l’origine d’un étourdissement permanent qui nous sature de microdécisions épuisantes à prendre. Apprendre comment gérer les emails, c’est donc également diminuer le nombre de microdécisions qu’ils imposent.

En résumé – Les enjeux pour savoir comment gérer les emails

Emails et tâches à réaliser

= Tigre de Papier
= boucles de vigilance et activation du système d’alerte
= stress
= fuite ou agression ou sidération
= pression et stress chronique diffus

Emails et flux d’informations

= Jungle Moderne
= micro-décisions et multiplication des processus cognitifs
= étourdissement
= dissonances et surcharges cognitives
= fatigue permanente

Comment gérer les emails ? Agir avec pragmatisme et élégance

Pourquoi le pragmatisme ? Parce que nous luttons contre nous-même, et des mécanismes construits sur des millions d’année par l’évolution. Les réflexes de survie du système limbique font de lui un partenaire bête, en partie inadapté dorénavant, mais très puissant. Très bête mais très puissant. Il va nous falloir être très pragmatiques pour le contourner.

Pourquoi l’élégance ? Un des objectifs de la PNL est justement de nous permettre de « surmonter avec élégance » les obstacles de la vie professionnelle et personnelle. C’est à dire avec un processus doit être simple, épuré, efficace, harmonieux. Mais aussi en accord avec nos valeurs, pour s’intégrer au mieux à notre quotidien. Hors de question de décider, par exemple, de ne plus répondre aux emails.

Nous recherchons donc un système durable, respectueux, robuste. Il doit être également inspirant et fluide, et allier des outils, des méthodes et une manière d’agir efficace.

Comment gérer les emails ? Travailler son intelligence émotionnelle

C’est à dire, tout d’abord, s’entraîner à être attentif à son système émotionnel pour ensuite mieux contourner son fonctionnement. C’est une étape indispensable, pour savoir comment gérer les emails. Car notre éducation nous donne la maîtrise de notre système cognitif. Et nous savons tous qu’il faut prendre soin de notre corps et de notre santé (système physiologique). Par contre, nous sommes bien moins armés pour gérer le troisième système constitutif de notre identité. Le système limbique, siège des émotions.

Or nous l’avons dit celui-ci est très puissant et très bête. Et comme notre système limbique est têtu et efficace, simplement planifier des activités de relaxation pour contrer le stress (yoga, méditation, balades, etc.) ne suffira pas. C’est une méthode pour redescendre en stress ponctuel, mais par pour limiter le développement du stress chronique et diffus.

Ainsi, si vous vous limitez aux seules relaxations prônées sur certains site, vous décidez de jouer contre votre système limbique en apaisant les conséquences et non les causes de l’anxiété. Cela ne marchera pas et vous serez déçus de vous.

Pour contourner notre système limbique, et savoir comment gérer les emails, nous allons donc devoir :

• persuader notre système limbique que nous savons « gérer les Tigres de Papier »,
• construire notamment des « cages à Tigre de Papier » pour permettre la diminution du stress,
• le convaincre que ces cages sont réelles et efficaces !

Comment gérer les emails ? Bien comprendre le problème et ses conséquences

Un test

Seriez-vous capable de réaliser un schéma ou une liste qui explicite votre méthode de gestion des emails, du temps ou de vos tâches à réaliser ?

Si oui, très bien, et bravo, vous appartenez à une catégorie limitée à environ 5 % de la population qui sait explicitement comment gérer ses emails !

Sinon, comment voulez-vous pouvoir tromper votre système limbique et le rassurer quand à votre capacité à mettre les Tigres de Papier en cage ?

Un exercice maintenant

Portez attention aux émotions ressenties lors de la gestion des courriels. Listez 1 à 3 émotions récurrentes et précisez leurs conditions d’apparition. Pouvez vous identifier le stress qui s’installe peu à peu ?

Portez attention aux émotions ressenties lorsque le temps semble vous manquer. Listez 1 à 3 émotions récurrentes et préciser leurs conditions d’apparition. Repérez, là aussi, la mécanique de montée du stress !

Portez attention aux émotions ressenties lorsque plusieurs tâches sont à réaliser en même temp. Listez 1 à 3 émotions récurrentes, précisez leurs conditions d’apparition. Prenez conscience, également, de la mécanique de montée du stress !

Attendez !

Avez-vous vraiment fait cet exercice… Faites-le, vraiment, c’est la clé pour le changement !

Pourquoi commencer par apprendre comment gérer les emails ?

Pourquoi ? Pourquoi prendre du temps sur la question des emails ? Car c’est :

1. la source première de stress et d’étourdissement
2. le modèle de base pour construire ensuite un système de gestion des flux d’informations et de vos sollicitations

Voici donc quelques illustrations de cette mécanique archaïque du stress et quelques premières solutions, pour ramener le processus de traitement des courriels dans le champ des processus conscients et stratégiques et pour vous sortir des automatismes émotionnels qui entretiennent votre souffrance.

Le protocole pour reprendre le contrôle

La synthèse de tout cela, est le protocole suivant. Il fait la synthèse de la littérature sur le sujet et de plusieurs années d’observation des pratiques. Mais également de très nombreuses formations conçues et réalisées sur les systèmes les plus efficace pour réussir. Élégance et simplicité. Reste le défi d’apprendre à l’appliquer réellement !

Commencez maintenant !

• commencez dès aujourd’hui, vous ne serez jamais dans la configuration idéale,
• pour gérer votre stress de rater quelque chose, autorisez-vos régulièrement des « scan d’urgence », pour identifier d’éventuelles réelles urgences dans vos messages. Ne traitez rien, vérifiez juste que votre entreprise ne prends pas feu ! Dites-vous alors « je fais un scan d’urgence ! » et passez à autre chose,
• pour le reste, décidez pour chaque jour des trois moments où vous consulterez vos emails,
• bannissez de votre vocabulaire les expressions « faire ses emails » ou « traiter ses emails ». Pour vous, lire un email ne doit plus signifier faire ce qui est demandé par l’email,

Planifiez.. pour demain !

• faites donc tout en deux temps : lecture d’un email et choix des plages de l’agenda où vous réaliserez ce qui demandé par l’email, puis réalisation effective de ce qui est demandé, mais plus tard,
• sauf véritable urgence ou métier lié au service client d’urgence, planifiez les choses le lendemain !
• transformez ainsi au plus vite les messages en tâches activables, planifiées ou déléguées. Utilisez pour cela un système de gestion des tâches différent des emails,
• apprenez à ne pas utiliser la boite de réception comme un système de rappel des tâches à effectuer,
• visez un objectif de boite de réception vide – IBZ pour « Inbox Zero » – au moins deux fois par semaine,

Un excellent livre (en anglais, sans traduction française), explicite bien cette question du traitement planifié… pour demain :  Do It Tomorrow de Mark Forster !

Commencez par la fin !

• commencez toujours par l’email le plus ancien et remontez ; vous ne toucherez ainsi le fond qu’une fois !
• utilisez des raccourcis clavier pour archiver, supprimer, copier les emails, passer à l’email suivant et retourner à la boîte de réception,
• mettez les emails KO pour « Kiss Once » ou « touché coulé », si vous préférez : n’embrassez le crapaud (l’email) qu’une seule fois. Une fois que vous avez sélectionné un email vous ne devez pas le quitter sans appliquer le système 4D (voir ci-dessous),

Systématisez votre approche

• mettez en place le système 4D :
  • Différer (en planifiant quand le faire le lendemain ; c’est l’option par défaut à préférer),
  • Déléguer de suite (et prévoir le suivi de cette délégation),
  • Détruire,
  • Décider de faire immédiatement (cela est une très très mauvaise idée la plupart du temps),
• n’utilisez pas les label pour gérer l’importance et l’urgence, c’est un piège,
• essayer prendre conscience du coût cognitif de chaque étape de ce traitement des courriels et comparez avec votre ancien système.

Conclusion

Dans la jungle moderne, les défis que nous affrontons quotidiennement peuvent sembler insurmontables. Les emails peuvent se transformer en Tigres de Papier, menaçant notre bien-être et notre productivité. Mais n’oubliez pas que ces tigres ne sont pas aussi terrifiants qu’ils en ont l’air.

Comme le dit Amelia Earhart : « Les peurs sont des tigres de papier. Vous pouvez faire tout ce que vous décidez de faire. »

Alors, armez-vous de courage et reprenez le contrôle de votre boîte de réception. Apprenez enfin comment gérer les emails. Domptez ces Tigres de Papier et apprenez à naviguer dans la Jungle Moderne avec sérénité et confiance. Adoptez de nouvelles stratégies pour gérer vos emails et définissez des limites claires pour préserver votre équilibre et votre bien-être.

Chaque pas que vous faites pour reprendre le contrôle de la gestion de vos emails est un pas vers une vie plus équilibrée et moins stressante. En affrontant et en apprivoisant les Tigres de Papier, vous devenez maître de votre Jungle Moderne, prêt à relever avec assurance les défis qui se présentent à vous. Faites de cette jungle un terrain d’aventures où vous pouvez prospérer et grandir.

Vous ferez ainsi un premier pas décisif vers votre renouveau professionnel et personnel !