Comment mieux gérer votre temps ? Un article « Zest » !
Un « Zest », comme son nom l’indique, est un article… qui réveille, rapide et condensé.
C’est un Zoom Expert, Synthétique et Tactique (c’est à dire orienté vers l’action) de 500 mots max. pour une lecture facilitée et un effet immédiat ! Aujourd’hui : comment mieux gérer votre temps ?
Ce ZEST s’adresse aux personnes pressées qui veulent optimiser leur agenda et augmenter leur productivité. Pour celles et ceux qui veulent mieux gérer leur temps, remettre leurs priorités au coeur de leur quotidien, et placer leur temps au service de leurs stratégies et de leurs objectifs !
Ce qui pose problème
- l’accélération du temps
- tout ce qui n’est pas traité fini par devenir urgent et prioritaire
- le temps s’écoule, quoi que vous fassiez, de la même manière pour tous
On ne peut donc pas gérer son temps, mais uniquement son agenda. Et il existe trois causes au débordement de votre agenda :
- le manque d’efficience dans le travail
vous devez apprendre la focalisation, le respect de vos préoccupations principales - trop d’engagement
aucun système ne sera satisfaisant si vous vous surchargez de tâches à réaliser ; vous devez donc apprendre à hiérarchiser, renforcer votre priorisation - sur-estimation de ce que nous pouvez faire à court terme
vous devez travailler votre manière de vous engager à long terme ; cela signifie travailler votre persévérance
L’attitude « 3P »
La solution consiste par conséquent à rendre possibles ces « 3P » : préoccupation, priorisation, persévérance. Pour cela, vous devez organiser votre agenda différemment.
Utilisez la techniques des « 3R »
Time-locking
L’incertitude est source de stress. Réservez par avance des plages spécifiques de votre agenda pour chaque tâche. Cela vous aidera à vous focaliser et réduira votre anxiété.
Time-blocking
Délimitez les tâches pour éviter de leur consacrer trop de temps. Restreignez la durée que vous leur accordez. Cela vous aidera à donner la priorité aux priorité.
Time-boxing
Groupez les tâches semblables pour limiter la fatigue cognitive liée aux changements de contexte. Regroupez-les à des moments appropriés de la journée (tâches complexes le matin, administratives l’après-midi).
Appliquez les 7 principes
Dilatation : laissez des plages blanches entre vos rendez-vous et vos blocs de temps.
Atomisation : dissociez les tâches complexes en sous-tâches.
Segmentation : dissociez le temps consacré à une grande tâche en périodes plus courtes, facilement reportables.
Simplification : n’entreprenez qu’une seule chose à la fois.
Répétition : faites peu, mais souvent et régulièrement.
Limitation : utilisez des listes fermées qui fixent ce que vous « allez » faire et non ce que vous « devez » faire.
Évitez les 5 erreurs
Suffocation : ne réservez pas chaque plage horaire, prévoyez des temps de latence et de transition, insérez des joints de dilatation, comme dans les constructions !
Rigidité : laissez de la place à la flexibilité, prévoyez du temps pour les interruptions et les urgences…
Optimisme : ne soyez pas trop optimiste sur la durée des tâches, laissez-vous de la marge, prévoyez de perdre du temps…
Longueur : évitez de prévoir une succession de trop nombreux temps de travail de fond, sachez alterner. Après un temps éprouvant, prévoyez des tâches faciles à réaliser !
Désorganisation : prenez le temps de réfléchir à l’organisation de votre agenda, au moins chaque semaine. Assignez un moment explicite de votre agenda dédié à la gestion de votre organisation !
« One day » or « day one » ?
Votre agenda permet de transformer vos intentions (« todo-list ») en réalisations (« will-do list »). Soyez structurés et proactifs. Et commencez dès aujourd’hui, c’est le meilleur moment !
LE guide pratique pour atteindre vos objectifs !
➽ 5 étapes pour passer à l’action sans motivation !
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