Comment reprendre le contrôle de ses e-mails ? Un article « Zest » !
Un « Zest », comme son nom l’indique, est un article… qui réveille, rapide et condensé.
C’est un Zoom Expert, Synthétique et Tactique (c’est à dire orienté vers l’action) de 500 mots max. pour une lecture facilitée et un effet immédiat ! Aujourd’hui : reprendre le contrôle de vos e-mails !
Ce « Zest » s’adresse aux personnes très occupées et très sollicitées, qui veulent optimiser le temps consacré aux e-mails, reprendre le contrôle de leurs e-mails et neutraliser leur influence néfaste et anxiogène. Pour celles et ceux qui veulent remettre les e-mails au service de leurs stratégies et de leurs objectifs.
Ce qui pose problème
Deux choses ne vont pas avec les e-mails :
- votre manière de faire (lecture, traitement, réponse)
- la manière de faire des autres (le processus 3C de Communication Collective Compulsive)
Il en résulte trois souffrances :
- surcharge cognitive (quantité croissante, multiplicité et morcellement des informations)
- anxiété (flux incessant et permanent, demandes diffuses)
- angoisse relationnelle (peur de rater une urgence, crainte de déplaire)
Les fausses solutions
1 – Traiter par urgence et importance…
n’apporte rien par rapport au problème que vous rencontrez
car tout deviendra un jour urgent et important si vous ne prenez pas de recul
2 – Classer par labels, dossiers et autres catégories…
est une perte de temps
car cela ne vous dit pas comment traiter cette masse d’information
3 – Vouloir être encore plus réactif…
est la pire des erreurs et augmentera votre souffrance
car vous subirez encore plus l’anxiété et l’angoisse relationnelle
4 – Commencer par les e-mails les plus récents…
vous fera perdre beaucoup de temps
et vous aurez le sentiment de ne jamais en finir
Les principes qui fonctionnent
Poussez un C.R.I !
Ne Confondez plus !
… et distinguez prise de connaissance des e-mails et réponse aux e-mails
Ne Réagissez plus !
… et mettez en place votre système de gestion deux fois par jour maximum
Ne vous Inquiétez plus !
… et faites des « scans d’urgence » pour éviter toute mauvaise surprise. Pour le reste, autorisez-vous à ne pas répondre tout de suite, habituez vos interlocuteurs
Le processus de gestion pour reprendre le contrôle
1 – commencez dès aujourd’hui, la situation n’est jamais idéale
2 – faites régulièrement des « scans d’urgence », au cas où ; ne traitez que les véritables urgences et passez à autre chose
3 – décidez pour chaque jour les deux plages de 30 minutes maximum où vous consulterez vos e-mails, hors « scans d’urgence »
4 – faites tout en deux temps : lecture d’un e-mail et choix des plages de l’agenda pour réaliser ce qui est demandé par l’e-mail (notez la plage dans votre agenda, plus tard, par défaut le lendemain)
5 – n’utilisez plus la boite de réception d’e-mails comme un système de rappel des tâches à effectuer
6 – visez un objectif de boite de réception vide une à deux fois par semaine,
7 – commencez toujours par l’e-mail le plus ancien et remontez
8 – utilisez des raccourcis clavier au maximum
9 – ne touchez à un e-mail qu’une seule fois : ne le quittez pas sans mettre en place le système 4D ci-dessous
10 – pour chaque message :
- Différez (planifiez pour le lendemain ; c’est l’option par défaut à préférer),
- sinon Déléguez,
- sinon Détruisez,
- sinon Décidez de faire immédiatement (très très mauvaise idée la plupart du temps).
11 – si vous n’y arrivez pas, vous êtes trop fatigué – prenez une pause, passez à autre chose, reprenez plus tard !
Conclusion
Pour aller plus loin : Osez affronter les Tigres de Papier !
Veillez à ne plus vous laisser emporter. Restez disponibles pour l’essentiel !
LE guide pratique pour atteindre vos objectifs !
➽ 5 étapes pour passer à l’action sans motivation !
➽ 8 attitudes pour faire de vos émotions un atout !
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1 Comment
Thomas · 1 décembre 2023 at 16:16
Grâce à cet article, nous allons devenir des « Zest Fighters » pour combattre le syndrome de nos boîtes de réception pleines à craquer !
Je suis totalement d’accord avec ta stratégie des 2 fois 30 minutes par jour.
Le reste n’est souvent qu’une excuse pour paraître occupé sans être réellement productif.
Combien de fois ai-je entendu des collaborateurs dire : « Je ne peux pas faire ça, je dois absolument traiter mes mails… » signe d’une désorganisation manifeste (où un envie de ne pas travailler, ou de procrastination d’une tâche ^^)
Bravo pour la réussite de l’objectif « inbox zéro » 👏