Comment reprendre le contrôle de ses e-mails ? Un article « Zest » !

Un « Zest », comme son nom l’indique, est un article… qui réveille, rapide et condensé.

C’est un Zoom Expert, Synthétique et Tactique (c’est à dire orienté vers l’action) de 500 mots max. pour une lecture facilitée et un effet immédiat ! Aujourd’hui : reprendre le contrôle de vos e-mails !

Ce « Zest » s’adresse aux personnes très occupées et très sollicitées, qui veulent optimiser le temps consacré aux e-mails, reprendre le contrôle de leurs e-mails et neutraliser leur influence néfaste et anxiogène. Pour celles et ceux qui veulent remettre les e-mails au service de leurs stratégies et de leurs objectifs.

Ce qui pose problème

Deux choses ne vont pas avec les e-mails :

1. votre manière de faire (lecture, traitement, réponse)
2. la manière de faire des autres (le processus 3C de Communication Collective Compulsive)

Il en résulte trois souffrances :

1. surcharge cognitive (quantité croissante, multiplicité et morcellement des informations)
2. anxiété (flux incessant et permanent, demandes diffuses)
3. angoisse relationnelle (peur de rater une urgence, crainte de déplaire)

Les fausses solutions

1 – Traiter par urgence et importance…

n’apporte rien par rapport au problème que vous rencontrez
car tout deviendra un jour urgent et important si vous ne prenez pas de recul

2 – Classer par labels, dossiers et autres catégories…

est une perte de temps
car cela ne vous dit pas comment traiter cette masse d’information

3 – Vouloir être encore plus réactif…

est la pire des erreurs et augmentera votre souffrance
car vous subirez encore plus l’anxiété et l’angoisse relationnelle

4 – Commencer par les e-mails les plus récents…

vous fera perdre beaucoup de temps
et vous aurez le sentiment de ne jamais en finir

Les principes qui fonctionnent

Poussez un C.R.I  !

Ne Confondez plus !
… et distinguez prise de connaissance des e-mails et réponse aux e-mails

Ne Réagissez plus !
… et mettez en place votre système de gestion deux fois par jour maximum

Ne vous Inquiétez plus !
… et faites des « scans d’urgence » pour éviter toute mauvaise surprise. Pour le reste, autorisez-vous à ne pas répondre tout de suite, habituez vos interlocuteurs

Le processus de gestion pour reprendre le contrôle

1 – commencez dès aujourd’hui, la situation n’est jamais idéale

2 – faites régulièrement des « scans d’urgence », au cas où ; ne traitez que les véritables urgences et passez à autre chose

3 – décidez pour chaque jour les deux plages de 30 minutes maximum où vous consulterez vos e-mails, hors « scans d’urgence »

4 – faites tout en deux temps : lecture d’un e-mail et choix des plages de l’agenda pour réaliser ce qui est demandé par l’e-mail (notez la plage dans votre agenda, plus tard, par défaut le lendemain)

5 – n’utilisez plus la boite de réception d’e-mails comme un système de rappel des tâches à effectuer

6 – visez un objectif de boite de réception vide une à deux fois par semaine,

7 – commencez toujours par l’e-mail le plus ancien et remontez

8 – utilisez des raccourcis clavier au maximum

9 – ne touchez à un e-mail qu’une seule fois : ne le quittez pas sans mettre en place le système 4D ci-dessous

10 – pour chaque message :

• Différez (planifiez pour le lendemain ; c’est l’option par défaut à préférer),
• sinon Déléguez,
• sinon Détruisez,
• sinon Décidez de faire immédiatement (très très mauvaise idée la plupart du temps).

11 – si vous n’y arrivez pas, vous êtes trop fatigué – prenez une pause, passez à autre chose, reprenez plus tard !

Conclusion

Pour aller plus loin : Osez affronter les Tigres de Papier !

Veillez à ne plus vous laisser emporter. Restez disponibles pour l’essentiel !